Представете си две ситуации:
 
Ситуация 1:

-        Здравейте, мога ли да ви помоля за цена за наем на декорацията от снимката?
-        Наемът на тази декорация е 450 лв. Украсата включва всички елементи от снимката, включително и голям брой ръчно декорирани елементи.
-        Благодаря!
 
А сега си представете следния диалог.
 
Ситуация 2:

-         Здравейте, подготвям рождения ден на дъщеря ми, като бюджетът, с който разполагам, е в размер на 300 лв. Харесала съм си снимка от вашата страница и бих желала да обсъдим възможностите, които можете да ми предложите, за да се вместим в тази сума. Държа да отбележа, че няма да имам толкова сладки лакомства като на снимката, а само торта и мъфини и не желая кутийките за подаръчета.
-        Здравейте, наемът на декора от снимката е в размер на 450 лв., но държа да отбележа, че върху масата са подредени голям брой ръчно декорирани елементи, които допълнително ускъпяват украсата. Предлагам ви да работим с по-малка арка, която да използваме като гръб; можем да премахнем хром балоните като акцент, а да добавим малки балончета в пастелни тонове, които да изпъкват и да разнообразяват арката. Ще редуцираме броя на цилиндрите, предвид факта, че няма да са ви нужни толкова много повърхности за лакомства; няма да поръчваме винили, а ще ги облечем с наличните ни текстилни калъфи, които ще декорираме с малки цветчета. Ще оставим ръчноизработените табелки, които да служат като малки „въдички за внимание“и да придават индивидуалност на проекта, но ще премахнем кутийките за подаръчета... и т.н.
-         Благодаря ви, кога е удобно да се видим в заведението, за да обсъдим останалите детайли.
 

Когато става въпрос за планиране на събитие, ефективната комуникация е от ключово значение. Диалогът по-горе представя два различни сценария за планиране на специален повод, както и два различни изхода на дадената ситуация. В първия случай клиентът, заинтригуван от снимка, се обръща към организатора на събитието, без да конкретизира бюджета си. След като ства ясно, че желаната декорация надхвърля сумата, която клиентът е склонен да плати, той прекратява комуникацията, вероятно предполагайки, че не може да се намери подходящо решение.
Във втората ситуация клиентът инициира разговора, като ясно дефинира своя ценови диапазон. Тази открита комуникация позволява на декоратора да предложи подходящи идеи за украса за рожден ден в рамките на зададения бюджет. Споделяйки своите финансови рамки, клиентът дава възможност на декоратора да персонализира предложението си и да го адаптира спрямо нуждите на конкретната ситуация.
 
Изводът от тези два сценария: важността на откритата и прозрачна комуникация между клиентите и организаторите на събития. Когато клиентите изразят своите бюджетни ограничения предварително, организаторите на събития могат да използват своя опит, креативност и ресурси, за да подготвят персонализирани предложения, които да се вместват в предварително зададените граници.